Wie oft passiert es uns Veranstaltungsorganisator*innen, dass Kunden, Vorgesetzte, Kollegen auf uns zukommen mit dem Auftrag, eine Veranstaltung zu organisieren? Und dass wir dann direkt loslegen?
Viel zu oft, glaube ich. Dabei ist es viel effektiver, wenn wir uns eine Stunde Zeit nehmen, und die Ziele der Veranstaltung definieren. Und wenn die Auftraggeberin oder der Kunde das nicht wollen/brauchen/wünschen, dann sollten wir das trotzdem für uns tun.
Anhand der Zieldefinition schaffen wir quasi nebenbei unseren Arbeitsleitfaden, unsere To Do Liste.
Wie kann das Ziel definiert werden?
Für mich hat sich gezeigt, dass die SMART-Methode am Besten funktioniert, daher möchte ich sie hier mit Euch teilen. Doch wofür steht SMART?
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S – spezifisch:
Die Ziele müssen eindeutig definiert sein. Wir formulieren so präzise wie möglich. -
M – messbar:
Ziele müssen messbar sein. Wir legen Kriterien fest, um messen zu können, ob wir die Ziele erreicht haben oder nicht. -
A – attraktiv:
Die Ziele müssen für die Person ansprechend bzw. erstrebenswert sein. Hier denken wir an das Unternehmen, an uns als Veranstaltungsorganisator*innen und an alle relevanten am Event arbeitenden Personen. -
R - realistisch
Das gesteckte Ziel muss möglich und realisierbar sein. Ein Ziel, dass sich gar nicht erreichen lässt, wirkt demotivierend. -
T - terminiert
Das Ziel muss mit einem fixen Datum festgelegt werden können. Ab diesem Datum können wir überprüfen, ob wir das Ziel erreicht haben.
Im Allgemeinen stellen SMARTe Ziele eine Mindestbeschreibung von Zielen dar. Wie wir die Ziele konkret definieren können und einige Beispiele für Veranstaltungsziele folgen in Teil 2 und 3 „Erfahren: Event-Controlling - Ziele definieren“.
Quelle für die Definition der SMARTen Ziele: https://de.wikipedia.org/wiki/SMART_(Projektmanagement) am 12.03.2019