In Teil 1 haben wir gesehen, mit welcher Methode wir Ziele definieren können. Für mich funktioniert die SMART-Methode gut. Ich habe noch einige Tipps und Tools für Euch, wie Ihr leichter zur Zieldefinition kommen könnt.
Am besten setzen wir uns einmal hin, und überlegen, welche Fragen für unsere Veranstaltung wichtig sind. Wenn wir die haben, dann lassen sich daraus gut Ziele ableiten. Die Fragen sind wahrscheinlich auch geeignet, wenn das Tagungsthema wechselt, oder über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Ich empfehle einmal pro Jahr eine Stunde für die Nachjustierung der Fragen und Ziele.
Welche Fragen können helfen, ein Ziel für unsere Veranstaltung zu definieren?
Fragen zum Warum, zum Sinn hinter der Veranstaltung
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Warum führen wir die Veranstaltung überhaupt durch?
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Was sollen die Teilnehmer tun, denken, fühlen?
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Zu welcher Handlung wollen wir die Teilnehmer aktivieren?
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Welche Aktionen wollen wir bei den Stakeholdern auslösen?
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Worüber wollen wir informieren?
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Was wollen wir mit der Veranstaltung erreichen?
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Welche strategischen Ziele (wie z.B. mehr Bekanntheit, besseres Image etc.) wollen wir erreichen?
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Welche wirtschaftliche Ziele (wie z.B. einen definierten Umsatz generieren, ein bestimmtes Produkt einführen/verkaufen, Zahl der verkauften Tickets etc.) wollen wir erreichen?
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Wo liegt die Untergrenze? Was muss mindestens erreicht werden?
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Was soll anders sein, wenn die Veranstaltung vorbei ist?
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Soll die Stimmung der Mitarbeiter besser sein?
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Soll der Umsatz gewachsen sein?
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Soll in den Medien berichtet worden sein?
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Sollen neue Kunden gewonnen sein?
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Soll sich das Image verbessert haben?
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Fragen zum Ablauf in der Organisation, in der Umsetzung
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Gibt es Hürden und Hindernisse? Welche?
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Wie können wir diese überwinden?
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Was brauchen wir, um die Ziele zu erreichen?
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Müssen wir Budgte und/oder Ressourcen aufstocken?
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Wie sieht das Verhältnis der eingesetzten Ressource (Geld, Zeit etc.) zum erwarteten Ergebnis aus?
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Welche Informationen benötigen wir, um die Ziele zu erreichen?
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Brauchen wir bestimmte Vollmachten?
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Welches Motivations- und/oder Belohnungssystem für die Mitarbeiter (Weiterbildung, Kreativzeit, finanzielle Anreize, zusätzliche Ressourcen, die die Arbeit erleichtern etc.) können wir etablieren?
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Wer kann uns bei der Umsetzung der Ziele unterstützen? Wo können wir Fachwissen, Expertise, Erfahrungen einholen?
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Wie lösen andere Veranstaltungsorganisator*innen bestimmte Herausforderungen?
Diese Fragen stellen nur ein paar wenige Beispiele dar. Vielleicht hilft es Euch, mit Kolleg*innen zu sprechen und diese um Fragen zu bitten. Selbst wenn sie selbst nichts mit Veranstaltungen zu tun haben. Wahrscheinlich bringen sie einige neue Blickwinkel ein, aus denen sich locker 20 neue Fragen ergeben.
Einige Beispiele für Veranstaltungsziele folgen in Teil 3 „Erfahren: Event-Controlling - Ziele definieren“.